見積書をAIで作る方法｜依頼の抽出から承認まで5工程
見積書の作成は、過去案件の検索、条件整理、説明文の作成、Excelへの転記に時間がかかります。AIは初稿作成を速められますが、単価や粗利、納期まで推測で決めさせるのは危険です。本記事では業務を「抽出・判断・生成・検算・承認」の5工程に分け、AIと人の担当範囲を整理します。すぐ試せる入力テンプレートとプロンプト、提出前チェック、効果指標まで示します。
- 01見積書の作成は「抽出・判断・生成・検算・承認」の5工程に分け、AIに任せるのは抽出と下書きまで。単価・粗利・納期は人が確定する。
- 02抽出プロンプトでは未記載の条件を勝手に補完させず、「確認質問」として返させる。
- 03過去見積を参照させる前に、期限切れ単価・失注案件・例外値引きを除外する。
- 04効果は時間だけでなく、要求充足率・差し戻し回数・承認後の修正件数の4指標で判定する。
見積書作成でAIに任せるのは「抽出と下書き」から
見積書の作成は、過去案件の検索、条件の整理、説明文の作成、Excelへの転記に時間がかかります。ここでAIに任せて効果が出るのは、要件の抽出と見積案の下書きまでです。単価・原価・粗利・納期・契約条件までAIに推測で決めさせると、誤った金額のまま提出する事故につながります。
見積書の作成は、「依頼文から要求を読み取り、根拠を紐づけ、金額と条件に落とす」という流れでできています。本記事では、この流れを「抽出・判断・生成・検算・承認」の5工程に分け、AIと人の担当範囲を切り分けます。
← 表は横にスクロールできます
| 工程 | AIに任せる | 人が確定させる |
|---|---|---|
| 抽出 | 見積依頼・商談メモから要求項目を抜き出す | 抜けた項目がないかの確認 |
| 判断 | 未記載の条件を「確認質問」として列挙 | 見積方針・値引き可否の決定 |
| 生成 | 回答案・説明文・見積項目の下書き | 参照する過去案件の選定 |
| 検算 | 表記ゆれ・計算式・項目の充足チェック | 金額・原価・粗利の最終確認 |
| 承認 | — | 権限者の承認と送付 |
抽出と生成をAIに寄せると初稿は速くなります。ただし判断と承認を人に残さないと、時短と引き換えに誤送付や粗利の悪化を招きます。
見積依頼から提出までを5工程に分ける
見積依頼を受け取ってから提出するまでを、次の5工程に分けます。各工程で「何を入力し、何を出力し、誰が担当するか」を決めるのが要点です。
-
STEP01
依頼文から要求抽出
顧客名、対象範囲、数量、希望納期、予算、評価項目、前提条件を抜き出します。入力は依頼メールや仕様書、出力は要件の一覧表。担当はAIと営業担当です。
-
STEP02
不明点と判断事項の切り分け
抽出結果のうち未記載の条件を「確認質問」として並べ、見積方針を決めます。担当は営業担当と上長です。
-
STEP03
回答案と見積項目の生成
確定した要件をもとに、回答文と見積項目の下書きを作ります。担当はAIと営業担当です。
-
STEP04
根拠・計算・表記の検算
単価の出どころ、計算式、対象外範囲の記載を点検します。担当は営業担当です。
-
STEP05
権限者の承認と送付
金額と条件を確認し、承認して送付します。担当は権限者です。
既存のExcelやCRM（顧客関係管理）を無理に置き換える必要はありません。AIの出力を表形式やJSONで受け取り、いつもの見積テンプレートへ流し込む形にすると、承認フローを崩さずに始められます。過去案件や顧客固有の条件をCRMから引く運用は、CRMのAI活用とは？入力自動化から予測まで3段階で解説も参考になります。
この5工程を1枚にすると、誰が何に責任を持つかが一目で分かります。属人的だった見積作成を、担当者が変わっても回る形に整えられます。
見積依頼と商談メモから漏れなく要件を抜くプロンプト
抽出工程では、AIに自由に要約させず、決まった項目に沿って抜き出させます。項目を固定すると、案件ごとの抜け漏れが減り、次工程の見積項目へ転記しやすくなります。入力シートは次の項目で構成します。
- 顧客名
- 会社名・部署・意思決定者の役割
- 対象範囲
- 見積の対象となる業務・製品の範囲
- 数量
- 数量・規模・想定ボリューム
- 希望納期
- 納品・回答の希望期日
- 予算
- 提示された予算や上限
- 評価項目
- 顧客が示した選定基準
- 前提条件
- 顧客が示した前提・制約
- 対象外
- 見積に含めない範囲
- 回答根拠
- 各項目の出どころ（依頼文の該当箇所など）
プロンプトには、情報がない項目を勝手に補完させない指示を必ず入れます。次のように書きます。
以下の見積依頼と商談メモから、指定した項目を抜き出してください。記載がない項目は推測せず「未記載」とし、見積に必要なのに欠けている情報は「確認質問」として箇条書きで返してください。出力は表形式にしてください。
このプロンプトの狙いは、AIに未確定事項を埋めさせず、人が顧客に確認すべき点をあぶり出すことです。見積・提案の内容を提案資料へ展開する場合は、プレゼン資料をAIで作る方法｜提案に使える5ステップの型がそのまま使えます。
AIが「未記載」を勝手に埋めた出力は使わない。 それらしい数量や納期が入っていても、根拠のない数字は見積の信頼を崩します。確認質問として顧客に返すのが正しい処理です。
金額・納期・条件は人が承認する
生成された下書きには、AIに任せてはいけない判断が含まれます。特に、参照させる過去見積の選び方を誤ると、古い単価や例外的な値引きがそのまま新しい見積に紛れ込みます。
次のデータは、過去案件を参照させる前に除外します。
有効期限が切れた単価表／失注した案件の見積／特例で認めた例外値引きの案件／顧客固有の特別条件が付いた案件。これらを混ぜると、古い単価や過大な値引きが新しい見積に再現されます。
そのうえで、提出前に次の7項目を人が確認します。
- 原価と粗利
- 想定した粗利率を確保できているか
- 数量と単価
- 数量・単価に転記ミスや古い値がないか
- 税と端数
- 消費税・端数処理が正しいか
- 納期
- 提示した納期に無理がないか
- 有効期限
- 見積の有効期限を明記したか
- 顧客固有条件
- 相手先の特別条件を反映したか
- 対象外範囲
- 見積に含めない範囲を明記したか
機密情報の扱いも人が判断します。顧客名や図面、価格情報を外部のAIに入力してよいかは、利用するツールの設定（入力データを学習に使わない設定になっているか）とあわせて社内で決めます。無料版と有料版で扱いが異なるため、契約内容を確認してから使います。
1案件から試し、4指標で効果を判定する
いきなり全案件に広げず、代表的な1案件で試します。導入前の基準値を取り、AI活用後と比べます。見るのは時間だけではありません。次の4指標をセットで記録します。
← 表は横にスクロールできます
| 指標 | 見るポイント | 悪化していたら |
|---|---|---|
| 初稿作成時間 | 見積・回答案の初稿ができるまでの時間 | 効果が出ていない |
| 要求充足率 | 顧客の要求項目をどれだけ満たせたか | 抽出プロンプトを見直す |
| 差し戻し回数 | 上長・権限者からの差し戻し件数 | 判断工程の設計を見直す |
| 承認後の修正件数 | 承認後に見つかった誤りの件数 | 検算工程を強化する |
作成時間が半分になっても、差し戻しや修正が増えていれば不合格です。速さと品質を同時に見ることで、時短の裏で起きる粗利毀損や誤送付を見落とさずに済みます。効果は他社の事例値ではなく、必ず自社の導入前の基準値と比べて判断します。
展開の前に、確認者、単価表の更新責任者、テンプレートの管理者を決めておきます。担当が空白だと、古い単価や壊れたテンプレートに気づけません。見積以外の業務も含めてどこからAIを使うかは、営業効率化の方法｜AIで自動化する業務と進め方で整理できます。
- 代表的な1案件で導入前の4指標の基準値を記録した
- 参照させる過去見積から期限切れ単価・失注案件を除外した
- 提出前の7項目チェックを誰が行うか決めた
- 単価表の更新責任者とテンプレート管理者を決めた
- 機密情報を入力してよい範囲とツール設定を確認した
7つの質問に答えるだけで、営業部のAI活用度をA〜Cで判定。登録なしでその場で結果が見られます。